Пресс-конференция, пресс-брифинг или встреча за чашкой кофе: когда и что выбрать?

Как выбрать подходящий формат мероприятия для журналистов?
Одним из наиболее результативных инструментов работы с медиа для компаний профессионального рынка справедливо считаются собственные пресс-мероприятия. Однако надо учитывать, что журналисты весьма неохотно их посещают, если нет очевидной возможности получить ценные инсайты. Например, пресс-завтрак организован лидером отрасли и предполагает присутствие топ-менеджмента компаний данного сегмента, чиновников и экспертов.
Ценную информацию журналисты предпочитают получать дистанционно, по значимым инфоповодам: открытие производства, слияние или поглощение, инвестиции и локализация, и прочее, в том же спектре.
Поэтому пиарщику надо обязательно включать внутреннего критика, и задавать себе вопрос: «А стоит ли вообще затевать что-то?». Возможно, эффективнее будет направить ценный ресурс на разработку и упаковку контента, а не на попытку собрать всех в одно время в одном месте. Однако поводы, когда встреча с представителями медиа действительно будет уместна и результативна, есть. Как не ошибиться с форматом встречи и организовать подходящее мероприятие? Предлагаем простую классификацию и краткое описание механики.

Типы форматов пресс-мероприятий

Разделить мероприятия для представителей медиа можно на три категории:

• формальные;
• неформальные;
• полуформальные — симбиоз пользы и приятного времяпрепровождения.

Формальные мероприятия

Это классические мероприятия со словом «пресс»: пресс-брифинги, пресс-подходы, пресс-конференции.
Чтобы их организовать, нужна веская причина, значимый для отрасли инфоповод. Механика организации подобных мероприятий хрестоматийно описана во множестве профессиональных источников, однако ключевые факторы успеха — мощный контент в виде данных с цифрами, фактами и источниками, сильные спикеры и тщательное информирование журналистов.

Неформальные мероприятия: знакомства и инсайты

Проще говоря, это обеды или встречи за кофе без объективного повода. Во-первых, подобные встречи — отличная возможность познакомиться с журналистами в другом регионе или стране. Как показывает практика, большинство откликается на приглашение вместе позавтракать и понять зону взаимных интересов. Например, если необходимо рассказать о компании в незнакомом городе, в котором уже запланированы деловые мероприятия (для дилеров, партнёров, клиентов), то завтрак или обед будут отличным форматом. Трудозатраты по организации сводятся к составлению списка актуальных медиа в регионе, анализу их специфики, предварительному списку потенциально интересных тем, приглашению и нахождению удобного места с хорошим бизнес-ланчем.
Во-вторых, грамотная подготовка позволит получить ценные инсайты, лучше понять, из чего состоит новостная повестка региона, услышать оценку инсайдеров.
Зачастую эти неформальные встречи приносят пользу, на которую изначально не рассчитывалось вовсе — публикации, заявки на интервью и комментарии.
Неформальные мероприятия (в виде встреч за коктейлем, совместного похода куда-нибудь, организованного квеста или тематической игры с участием спикеров компании, прочие варианты досуга, имя которым — легион) могут стать отличным способом поддерживать уже сформировавшиеся отношения с журналистами.

Полуформальные мероприятия

Это мероприятия, которые уместны при наличии инфоповода или существенной причины, по которым вам необходимо общение с журналистами, а у них возникает желание посетить вас. Например, пресс-туры, пресс-завтраки, экскурсии на производство и даже по выставочному стенду (если есть что или кого показать), пресс-коктейли на стенде компании во время отраслевой выставки или делового форума.
Если с пресс-турами и пресс-завтраками принципиально всё ясно, то, к примеру, с экскурсиями по стенду сложнее. А ведь организация активности журналистов непосредственно на локации компании — отличный способ повысить эффективность участия в выставке. Механика достаточно проста, но требует вовлечённости сотрудников компании, ведь время топ-менеджеров ограничено, а выставка проходит несколько дней. Для начала необходимо составить удобный для всех график экскурсий. Затем — привлечь наиболее коммуникабельных и компетентных менеджеров, которые увлекательно и понятно расскажут о новом оборудовании, продемонстрируют конструктивные особенности, поделятся статистикой или наблюдениями по рынку. Далее рассылаются приглашения для медиа, которые заявлены в информационные партнёры выставки, и для тех, кто по тематике может быть заинтересован в контенте — с информацией о регулярных экскурсия в определенное время. На одной из таких экскурсий желательно присутствие топ-менеджера, что повысит ценность для журналистов. Не обязательно, но крайне желательно и уместно дополнить такую экскурсию кофе-брейком или даже обедом, если позволяет ресурс.
Результатом подобной полуформальной активности во-первых, будут дополнительные публикации. Учитывая, что в среднем у компании от 3 до 5 ключевых выставок в году, то теоретическая математика вкупе с имеющимся опытом рисует цифру в + 15-20 дополнительных публикаций к каждой. Во-вторых, это возможность установить отношения с новыми журналистами и расширить свой пул медиа. И в третьих, получить заявки на интервью и комментарии.

«4П» —любое пресс-мероприятие должно быть:

Причины неудачных пресс-мероприятий: